La gestione dei progetti IT negli anni è cambiata. Se fino a qualche tempo fa l’attività era circoscritta al solo team IT, oggi comprende e richiede il lavoro di altre aree aziendali.

Proprio per questo motivo è importante che gli stessi IT Project Managers siano in grado di organizzare e assegnare task, budget e ruoli nel miglior modo possibile.
In loro soccorso arrivano le piattaforme di gestione progetti IT come l’IT Service Desk della Freshworks, Freshservice.

Prima di vedere nel dettaglio le funzionalità di Freshservice, cerchiamo di capire cosa ruota intorno ai progetti IT.

Cosa si intende per gestione dei progetti IT

La gestione dei progetti IT è un insieme di attività, tecniche e metodologie volte a pianificare, coordinare, eseguire e monitorare i progetti IT. Una gestione dei progetti IT svolta in modo efficace ed efficiente, è la chiave per raggiungere gli obiettivi del team IT nei limiti di tempo, nei costi stabiliti e con le risorse allocate.

L’utilizzo di strumenti e tecniche di IT Project Management diventa fondamentale per:

• Definire il perimetro dei progetti;

 

• Impostare requisiti e obiettivi;

 

• Pianificare le attività;

 

• Assegnare le risorse;

 

• Monitorare lo stato di avanzamento;

 

• Gestire i rischi.

Quali sono le fasi lavorative dei progetti IT

Le fasi di lavoro dei progetti IT possono variare in base alla metodologia adottata dagli IT Project Managers, ma in generale, possiamo identificare le seguenti fasi comuni:

• Definizione. Vengono definiti gli obiettivi del progetto, i requisiti funzionali e non funzionali, i vincoli e i limiti di tempo e risorse;

 

• Pianificazione. Viene definito il piano di progetto, che include le attività da svolgere, i tempi, le risorse necessarie, il budget, il piano di comunicazione e di gestione dei rischi;

 

• Esecuzione. Vengono svolte le attività pianificate, come lo sviluppo del software o l’implementazione dell’infrastruttura IT. Viene anche gestita la comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder;

 

• Controllo. Viene monitorato lo stato di avanzamento del progetto e il Change Management. Vengono inoltre effettuati controlli qualitativi per garantire il rispetto degli standard e dei requisiti;

 

• Chiusura. Viene effettuata la consegna del prodotto o del servizio IT e vengono svolte le attività di accettazione da parte del committente. Viene inoltre effettuata la valutazione del progetto per capire se gli obiettivi sono stati raggiunti, analizzando eventuali criticità e punti di miglioramento.

 

Queste fasi non sono necessariamente lineari, e possono sovrapporsi e ripetersi in base alle esigenze del singolo progetto.

Sicuramente avere un software di gestione dei progetti IT come Freshservice può di gran lunga aiutare le aziende che vogliono avere una visione e un’organizzazione completa del progetto direttamente sul proprio IT Service Desk.

Freshservice ti aiuta nell’IT Project Management, in che modo?

Le funzionalità di Freshservice per la gestione dei progetti IT sono molte, vediamole nel dettaglio:

• Suddivisione degli incarichi. Organizza i progetti suddividendoli in incarichi e in relativi sotto incarichi che possono essere facilmente assegnati anche a persone esterne al team IT;

 

• Controllo avanzamento incarichi. Completa gli incarichi solo se tutti i sotto incarichi dipendenti sono stati eseguiti. In questo modo potrai lavorare con una singola scadenza;

 

• Monitoraggio dettagliato dell’avanzamento del progetto. Con la dashboard dei progetti in tempo reale puoi vedere tutti i dettagli che ti servono in un’unica schermata;

 

• Collaborazione e condivisione con tutti i team. Promuovi lo scambio di idee reciproco, allega file e link al progetto per permettere una maggiore collaborazione;

 

• Aggiornamento continuo dei ticket associati al progetto. Monitora e gestisci tutti i tuoi ticket, change e asset associati a un progetto all’interno di un’unica schermata del tuo IT Service Desk;

 

• Gestione degli incident. Imposta più politiche SLA per la creazione delle scadenze degli incarichi. Promuovi il miglioramento del servizio con sondaggi di soddisfazione da inviare direttamente ai dipendenti. Gestisci il carico di lavoro previsto e le scadenze con le notifiche e i promemoria automatici.

I progetti IT sono spesso molto sfidanti e naturalmente l’obiettivo degli IT Project Managers è sempre quello di ottenere il massimo e svolgere senza troppi imprevisti e incombenze i vari progetti. È per questo che un software per la gestione dei progetti IT come Freshservice può di gran lunga semplificare le varie fasi lavorative e garantire la completa visibilità del lavoro.

Se vuoi conoscere e provare tutte le funzionalità e le caratteristiche di Freshservice per la gestione dei progetti IT contattaci per una consulenza gratuita.